誤送信が発生しやすいケース

重大なトラブルを生む危険性もある誤送信

母親に送るつもりだったメールを友人に送ってしまったという経験がある人もいると思いますが、このようなケースは笑い話で済んでも、ビジネスのシーンでは笑えないような重大なトラブルに発展する可能性もあります。上司に送ろうとしていた社外秘の情報を誤って取引先の人に送ってしまったり、取引先に送るつもりだったメールを別の人に送ってしまい、自分は送ったつもりになっていて商談が進まなくなってしまったり、相手の怒りを買って破談になってしまったりというケースは、会社の信用や業績にも関わる問題になってきます。このようなことが起こらないためにも、メールを送信する前にはしっかりと送信先を確認し、確実に送りたい相手に届くようにすることが重要です。

どんな時に誤送信が起きるのか

誤送信が起きるときの状況に多いのが、気持ちが焦っていてろくに確認もせずにメールを送ってしまう時です。どんなに急いでいても、送信ボタンを押す前には必ず宛先とメール内容のチェックをする習慣をつけるようにしましょう。また、複数の相手と並行してメールのやりとりをしている際も誤送信が起きやすくなるので注意が必要です。他にも、メールソフトによっては宛先欄に名前を入力することでアドレス帳の情報からその人のメールアドレスを入力してくれます。便利な機能なのですが、名前の最初の文字が同じ人や同姓の人などがアドレス帳に複数登録されている場合は、誤った宛先にメールを送ってしまう原因にもなるため、しっかりと確認することが重要です。

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