近年はインターネットの普及により、ビジネスや家庭においてメール送信する機会が非常に増えています。メールは短時間で相手に伝えることができるといった手軽さがある反面、操作を誤れば大きな問題を引き起こす危険性も潜んでいます。ここではメール配信するにあたっての注意点について紹介します。

誤送信に気をつけよう。

誤送信を引き起こした事例

ある企業では、提供サービスに登録した会員のメールアドレス宛にメールマガジンを送信していました。BCCにメールアドレスを入力すべきところを誤ってCCにメールアドレスを入力して送信してしまったために、…

誤送信が発生しやすいケース

母親に送るつもりだったメールを友人に送ってしまったという経験がある人もいると思いますが、このようなケースは笑い話で済んでも、ビジネスのシーンでは笑えないような重大なトラブルに発展する可能性もありま…

誤送信を防止する方法

誤送信を防止するシステムの機能を活用する

誤送信は、送信先からの連絡により発覚することもありますが、メールを送った直後に送信者が気付くことによって発覚することが案外多く見られます。そこで、送信ボタンをクリックしても直ちにメールを送信できないようにすれば、誤送信のかなりの部分は防止できます。メーラーの多くは送信指示後に一定期間経過しないとメールを送信できないような設定ができます。一定期間内に誤りに気付けば送信指示を取り消すことができる機能がありますので、活用してみましょう。また、メールのセキュリティサービスの中には、メールに添付したファイルを自動的に暗号化することによってファイルの内容の漏洩を防止する機能を持ったものや、宛先のメールアドレスを自動的にBCCに配置することにより、メールアドレスの漏洩を防止する機能を持ったものがあります。状況に応じて導入してもよいでしょう。

誤送信を防止するためのルールを設定する

誤送信の原因として、送信者が誰のチェックも受けずにメールを送信しているケースが良くあります。そこで、「重要な情報を送信する場合は上司が事前に確認する」「送信先のメールアドレスや添付ファイルはどうかといった複数のチェック項目を設けておき、チェック項目の全てを確認した後の送信を義務付ける」といった社内のルールを策定して従業員に遵守させることが、誤送信の予防策になります。ルールの策定と共に社内教育も徹底しましょう。このようなルールは業務の効率化の観点からは非効率になるため、時間が経過すると形骸化する恐れがあるからです。そこで、誤送信が発生した時に考えられる影響や損失について実例を交えて学習してもらい、その重要性を理解してもらうことが必要になります。

CCとBCCを使い分けよう。

CCとBCCの違いについて

メールソフトを使用する時、宛先以外にCCとBCCという項目がありますが、この2つは一体何が違うのでしょうか。まずCCについてですが、これはカーボン・コピーの略称です。日本語では、複写を意味していま…

CCとBCCの設定方法

メールを送る相手が1人、または複数人いるときに、メインの宛先として使うのがTOです。TOの相手に送ったメールの内容を、他のメンバーとも共有したい場合にCCを使います。CCでメールを受信した人は、T…

CCとBCCの上手な使い方

メールを送信する際に宛先を入力する欄はTO、CC、BCCと分かれています。一対一のメールのやりとりしかしないという人は、普段そこまで気にしない部分ですが、これらには明確な区別があります。TOは返事…

メール配信は、ドメインを確認する事。

メール配信は、メールアドレスにドメインがあり、ユーザーから他社のサイトにアクセスする事を言います。アクセスとは、サイトからユーザーに配信する事です。URL 登録を見る事で配信を確認出来ます。